Cik maksā korporatīvais pasākums: aprēķins

Cik maksā korporatīvais pasākums uz cilvēku

Atbilde ir atkarīga no divām lietām: cik cilvēku un cikos. Zemāk ir aprēķins ar mūsu cenām, un tās ir par istabu, ne par cilvēku.

• 10 cilvēki: divas istabas. 120 € darba dienā līdz 18:00, jeb 12 € uz cilvēku. Piektdienas vakarā 160 €, jeb 16 €.
• 20 cilvēki: četras istabas. 240 € darba dienā, jeb 12 € uz cilvēku. Piektdienas vakarā 320 €.
• 30 cilvēki: sešas istabas. 360 € darba dienā, jeb 12 € uz cilvēku. Brīvdienā 600 €.
• 50 cilvēki: desmit istabu vienlaikus nav, tāpēc tie ir divi viļņi. 600 € darba dienā, un cena uz cilvēku paliek tā pati.

Skaitlis uz cilvēku gandrīz nemainās, jo katrā istabā ir pieci cilvēki. Mainās diena un stunda: brīvdiena maksā gandrīz divreiz vairāk nekā darba dienas pēcpusdiena.

No kā sastāv budžets

Spēle parasti ir mazākā daļa no summas. Lielākā aiziet ēdienam, un tieši tur budžets izplūst.

• Aktivitāte. Fiksēta summa par istabu: 60 €, 80 € vai 100 €. Šī daļa ir prognozējama.
• Ēdiens. Restorānā rēķina uz cilvēku, tāpēc tā aug lineāri ar komandas izmēru. Divdesmit cilvēku vakariņas parasti maksā vairāk nekā visas četras istabas kopā.
• Transports. Rīgas centrā tā parasti ir nulle: visas trīs adreses ir centrā, un starp tām var aiziet ar kājām.
• Rezerve. Divi cilvēki, kas pieteiksies pēdējā dienā. Sestais un septītais spēlētājs istabā maksā 10 €.

Praktisks secinājums: aktivitāti var plānot precīzi, ēdienam vajag griestus. Ja budžets ir stingrs, vienojieties ar restorānu par komplekso ēdienkarti, nevis brīvo izvēli.

Divi veidi samazināt summu

Abi strādā, un neviens no tiem neprasa izsvītrot cilvēkus no saraksta.

• Pārcelt pasākumu uz darba dienu līdz 18:00. Istaba maksā 60 € pret 100 € brīvdienā. Trīsdesmit cilvēku komandai starpība ir 240 €, un par to jau var pievienot vakariņas.
• Rezervēt trīs vai vairāk istabas vienlaikus. Šajā gadījumā varat saņemt individuālu piedāvājumu.

Trešais paņēmiens, ko izmanto retāk: pasākumu sadalīt. Nevis viens liels vakars decembrī visiem, bet trīs nodaļu izbraukumi gada laikā. Vienā istabā ietilpst septiņi cilvēki, un darba dienā tā maksā 60 €, tāpēc nodaļas pasākums neprasa ne budžeta apstiprinājumu, ne mēnesi plānošanas.

Kur budžets parasti pārsniedz plānu

Četras vietas, kur summa izaug pēc tam, kad tā jau ir apstiprināta.

• Cilvēku skaits mainās pēdējā nedēļā. Plāno divdesmit, atnāk divdesmit pieci, un vajag vēl vienu istabu.
• Vakars pārceļas uz piektdienu. Tā ir cita cenu kategorija: 80 € pret 60 € par istabu.
• Galds rezervēts uz pārāk agru laiku. Komanda ierodas ar nokavēšanos, un restorāns rēķina papildu stundu.
• Pēdējā brīža papildinājumi. Torte, dekorācijas, dāvanas. Katra atsevišķi maza, kopā tā ir vēl viena istaba.

Vienkāršākā aizsardzība ir precīzs cilvēku skaits divas dienas iepriekš un galds, kas rezervēts uz laiku pēc spēles beigām, nevis uz to pašu stundu.

Ko rakstīt budžeta pieteikumā

Vadībai vajag trīs skaitļus, un tie visi ir šajā rakstā: summa kopā, summa uz cilvēku un tas, kas par to notiek. Divdesmit cilvēku komandai darba dienā tas izskatās tā: 240 € par četrām istabām, 12 € uz cilvēku, stunda, kurā visa komanda ir sadalīta jauktās grupās un strādā pie viena uzdevuma.

Ja jautā, kāpēc tas ir labāk par vakariņām, atbilde ir mērāma: pie galda cilvēks sarunājas ar diviem kaimiņiem, istabā runā visi četri vai pieci. Ko no tā prasīt un kā to pārrunāt pēc pasākuma, ir aprakstīts rakstā par komandas saliedēšanu, bet lielas komandas loģistika ir šeit.

Kā izskatās budžets kopā ar galdu

Aktivitāte un ēdiens ir divas dažādas loģikas. Pirmā ir fiksēta, otrā aug ar cilvēku skaitu, tāpēc kopējo summu ērtāk plānot no otras puses.

• Vispirms nosakiet griestus uz cilvēku. Piemēram, 40 € uz cilvēku divdesmit cilvēku komandai ir 800 € kopā.
• Atņemiet aktivitāti. Četras istabas darba dienā ir 240 €. Paliek 560 €, tas ir 28 € uz cilvēku ēdienam.
• Ar šo skaitli ejiet uz restorānu. Kompleksā ēdienkarte ar fiksētu summu uz cilvēku ir vienīgais veids, kā šo daļu noturēt plānā.

Ja summa neiet kopā, vieglāk ir pārcelt vakaru uz agrāku laiku, nevis samazināt ēdienu: starpība starp brīvdienu un darba dienu ir 40 € uz istabu.

Viens liels vakars vai četri mazi

Gada budžetu var iztērēt divējādi, un rezultāts atšķiras vairāk, nekā izskatās pēc tabulas.

• Viens pasākums decembrī. Visa komanda, viena diena, augstākā cenu kategorija. Der uzņēmumam, kur cilvēki citādi nesatiekas nekad.
• Četri nodaļu izbraukumi gadā. Katrs pa 60–120 €, bez organizēšanas komitejas un bez saskaņošanas mēnesi iepriekš.

Otrais variants gadā parasti izmaksā mazāk un dod vairāk, jo komanda satiekas biežāk. Vienīgais, ko tas neaizstāj, ir kopīgs gada noslēguma pasākums, kur ir visi.

Kāpēc formātus nevar salīdzināt pēc kopsummas

Izmaksām ir divi veidi, un tie uzvedas pretēji, kad komanda aug.

• Fiksētā cena par vietu. Prāta istaba, telpas īre, meistarklase ar grupu. Cena ir par istabu, tāpēc pieci cilvēki maksā tikpat, cik četri, un summa uz cilvēku krītas.
• Cena par cilvēku. Vakariņas, biļetes, degustācija. Šeit summa aug lineāri, un desmit papildu cilvēki nozīmē desmit papildu porcijas.

Praktiskais secinājums: mazai komandai abi veidi izmaksā līdzīgi, bet no divdesmit cilvēkiem starpība kļūst redzama. Tāpēc lielam kolektīvam aktivitāti ar fiksētu cenu izdevīgāk likt pirmajā vietā, bet ēdienu turēt zem griestiem uz cilvēku.

Ja jāsalīdzina divi piedāvājumi, rēķiniet abus uz vienu cilvēku pie viena un tā paša cilvēku skaita. Kopsumma bez konteksta nepasaka neko.

Biežākie jautājumi

Aprēķinu sāciet ar diviem skaitļiem: cilvēku skaits dalīts ar pieciem un diena nedēļā. Tie divi jau dod summu, ar kuru var iet pie vadības.